Wie man elektronische Rechnungen erstellt

Wenn Sie ein Lieferant der öffentlichen Verwaltung sind, ist die folgende Rede bekannt. Gleichzeitig sind Sie als Selbständiger zu Mindest- oder Pauschalsätzen überhaupt nicht interessiert. Wenn Sie dagegen eine „normale“ Umsatzsteuer-Identifikationsnummer haben, fragen Sie sich seit einiger Zeit, wie man elektronische Rechnungen erstellt. Seit dem 1. Januar 2019 ist unser Land das erste in der Europäischen Union, das die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung für Privatkunden eingeführt hat. Eine echte Revolution, die bereit ist, das Leben aller zu stören, selbst derjenigen, die den Zahnarzt, Mechaniker oder Klempner um eine Rechnung bitten.

Die größten Probleme, insbesondere während der Einführungsphase, werden von denen getragen, die digitale Rechnungen ausstellen. Da es sich um ein neues System für die meisten Inhaber von Umsatzsteuer-Identifikationsnummern handelt, wissen viele immer noch nicht, wie man E-Invoicing betreibt und suchen nach Lösungen im Internet. Und, lassen Sie es mich sagen, Sie haben ziemliches Glück: Wie Sie der Kurzbiographie entnehmen konnten, war eines meiner Hauptwerke das des Buchhalters / Buchhalters und deshalb war und ist die elektronische Rechnung ein wenig „mein tägliches Brot“. Im folgenden Leitfaden erkläre ich Ihnen, wer sich für die im Finanzgesetz 2018 vorgesehene Maßnahme, wofür und wie die elektronische Rechnung gedacht ist.

Wie man elektronische Rechnungen erstellt

Bevor Sie jedoch etwas unternehmen, lassen Sie mich Ihnen einige Vorabinformationen geben und das Feld der Zweifel klären: Die Erstellung elektronischer Rechnungen kann kompliziert sein, aber sobald Sie die Hand ergriffen haben, wird alles ganz natürlich erscheinen.

Mit ein wenig Erfahrung auf dem Rücken können Sie es sogar schaffen, eine elektronische Rechnung selbst zu erstellen, obwohl ich nicht leugnen kann, dass ein Minimum an Unterstützung durch einen Fachmann immer erforderlich sein wird. Aber jetzt verschwinden wir einfach von hier und sehen, was wir zusammen tun können.

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Wer ist daran interessiert, eine elektronische Rechnung zu erstellen?

Wie ich Ihnen eingangs sagte, müssen mit der Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung bis zu 5 Millionen Mehrwertsteuerzahlen (zunächst ohne die unter den Mindest- und Pauschalsystemen) den alten Quittungsblock und die verschiedenen Stempel zurückziehen, um Platz für XML-Dateien zu schaffen (ein besonderes Format, das hauptsächlich im Internet verwendet wird und von der Steuerbehörde als Standard für die elektronische Rechnungsstellung in Italien gewählt wurde).

Möglicherweise ist jedoch jeder vom Inkrafttreten der elektronischen Rechnungspflicht betroffen. Kunden eines Mechanikers, Zahnarztes, Klempners, Mediziners oder sogar eines Buchhalters müssen zwangsläufig eine elektronische Rechnung anfordern, wenn sie einen Nachweis mit steuerlicher Gültigkeit der erhaltenen Leistung wünschen.

Was Sie für die Erstellung der elektronischen Rechnung benötigen

Um elektronische Rechnungen zu erstellen, müssen Sie sich zunächst mit dem Exchange-System vertraut machen, der von der Revenue Agency geschaffenen Plattform, die den Rechnungsfluss im XML-Format zwischen Absender und Empfänger verwaltet. Gleichzeitig ermöglicht dieses System die Validierung der Rechnung sowie die Überprüfung ihrer Richtigkeit und Gültigkeit. Es darf nicht vergessen werden, dass auch die elektronische Rechnungsstellung zur Bekämpfung von Steuerhinterziehung und -umgehung eingerichtet und eingeführt wurde, mit dem Ziel, im Laufe der Jahre mehrere Milliarden Euro wiedereinzuziehen.

Wenn Sie also eine elektronische Rechnung ausstellen müssen, benötigen Sie eine voreingestellte XML-Datei (die die vom Finanzamt zur Verfügung gestellten technischen Merkmale respektiert), in die Sie die Daten darüber eingeben können, wer das Steuerdokument erhalten muss; ein Konto, das Sie für Steuerzwecke eindeutig identifiziert und Ihnen die Kommunikation mit dem Börsensystem ermöglicht; eine elektronische Signatur zur Überprüfung ausgehender Rechnungen und den eindeutigen Code des Börsensystems, wer die Rechnung erhalten muss.

Insbesondere der Identifikationscode SdI ist ein siebenstelliger Zahlencode, der eindeutig mit der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer eines Freiberuflers, Selbständigen oder einer Gesellschaft verknüpft ist. Was passiert, wenn ich einer Privatperson eine Rechnung stellen muss? Einfach: Fragen Sie ihn, ob er eine zertifizierte E-Mail-Adresse (PEC) hat und verwenden Sie diese anstelle des SdI-Identifikationscodes.

Wie man elektronische Rechnungen erstellt

Der schwierigste Teil der Rechnungsstellung von E-Rechnungen ist die Erstellung der XML-Datei, die den vom Finanzamt festgelegten technischen Spezifikationen vollständig entspricht und zudem einfach zu bedienen ist. Ein Hindernis, das Sie überwinden können, indem Sie sich auf einen Vermittler – einen professionellen Buchhalter – verlassen oder, wenn Sie über die entsprechenden Fähigkeiten verfügen, eine Plattform zur Ausstellung elektronischer Rechnungen abonnieren.

Letztere Lösung würde es Ihnen ermöglichen, eine vereinfachte Benutzeroberfläche zu verwenden, in der Sie die für die Ausgabe notwendigen Daten (personenbezogene Daten, SdI-Code und mehr) eingeben und die auch die XML-Datei erzeugt, die elektronische Rechnung an das Börsensystem sendet und digital archiviert. Zusätzlich zu den Managementprogrammen finden Sie mit Rechnungen in der Cloud eine valide Lösung, von der Sie unter dieser Adresse mehr erfahren können. Sie bieten verschiedene Abonnements für Fachleute und kleine und mittlere Unternehmen (es gibt auch eine kostenlose Testversion).

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