So sehen Sie den Eingang elektronischer Rechnungen

Mit der Inbetriebnahme der elektronischen Rechnung zwischen Privatpersonen haben Sie keine Ausrede mehr: Sie können nicht mehr sagen, dass Sie nicht wissen, wie man elektronische Rechnungen erstellt oder wie man sie erhält. Das vom Finanzamt mit dem Ziel der Bekämpfung der Steuerhinterziehung (und insbesondere der Nichtmeldung der Mehrwertsteuer) entwickelte neue System ist seit dem 1. Januar 2019 in Kraft und betrifft ein wenig „alles“: 5 Millionen Mehrwertsteuer-Nummern zwischen Fachleuten und Unternehmen und eine unendliche Anzahl von „normalen Bürgern“, die für erhaltene Dienstleistungen eine Rechnung verlangen müssen (Zahnarzt, Mechaniker, Klempner, verschiedene medizinische Fachkräfte). Einmal angefordert, stellt sich jedoch ein Problem: Wie kann man die erhaltenen elektronischen Rechnungen sehen?

Wenn die Papierrechnung meistens am Ende des Dienstes ausgestellt wurde und es keine Probleme für den Empfang und die Visualisierung gab (wir hatten sofort die Ferse oder den Druckbogen in der Hand), ist die Situation heute etwas anders. Um elektronische Rechnungen anzuzeigen, sollten wir bestimmte Websites oder Software verwenden, die uns nicht nur beim Zugriff auf die Datei helfen, sondern auch bei der Konvertierung der elektronischen Rechnung XML in kostenloses PDF.

So sehen Sie den Eingang elektronischer Rechnungen

Wie ich gleich erläutern werde, haben Sie verschiedene Möglichkeiten, um die erhaltenen elektronischen Rechnungen zu sehen, und je nachdem, wie Sie sich entscheiden, die Rechnung selbst zu erhalten. Vieles hängt aber auch von Ihrem „Status“ ab: Wenn Sie ein Fachmann oder ein Unternehmen mit einer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer sind, ist es besser, Plattformen zu verwenden, die es Ihnen ermöglichen, Ihre gesamte Buchhaltung zu verwalten, einschließlich der Ausstellung elektronischer Rechnungen; wenn Sie eine Privatperson sind und die elektronische Rechnungsstellung sehr selten nutzen, ist es jedoch ratsam, die PEC zu nutzen oder sich bequem an einen Fachmann als Vermittler zu wenden, der die „Schmutzarbeit“ für Sie erledigt.

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So erhalten Sie elektronische Rechnungen

Um den Steuerzahlern (aber natürlich auch den Rechnungsstellern) das Leben zu erleichtern, bietet das Finanzamt verschiedene Möglichkeiten, die elektronische Rechnung zu erhalten. Wir können es in unserer Steuerschublade dank des eindeutigen SDI-Codes erhalten (falls wir auch eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer haben und verstanden haben, wie man den SDI-Code anfordert), oder wir können es an die zertifizierte E-Mail liefern lassen, falls wir keine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer haben.

Darüber hinaus können elektronische Rechnungen auch über spezielle Online-Plattformen (und nicht nur) eingesehen werden, dank derer Sie unsere Buchhaltung vollständig verwalten und somit problemlos den Eingang elektronischer Rechnungen sehen können.

Siehe elektronische Rechnungen, die über PEC eingehen.

Wie gesagt, wenn Sie von Zeit zu Zeit eine elektronische Rechnung erhalten, empfehle ich Ihnen, eine zertifizierte E-Mail-Adresse zu erstellen (wenn Sie noch keine haben) und diese anstelle des SDI-Codes für den Empfang elektronischer Rechnungen zu verwenden. Nach dem Empfang müssen Sie sehen, ob es sich um eine digital signierte Datei, d.h. mit der Erweiterung .p7m, oder eine unsignierte XML-Datei handelt. Im ersten Fall müssen Sie die Datei zunächst mit einem Ad-hoc-Programm wie DIKE (Link) oder File Protector (Link) extrahieren und dann die elektronische Rechnung öffnen; im zweiten Fall können Sie jedoch die elektronische Rechnung direkt öffnen, ohne dass eine Extraktion erforderlich ist.

Um elektronische Rechnungen zu sehen, die über PEC empfangen werden, können Sie sowohl Software, die auf Ihrem PC installiert wird, als auch spezielle Webportale verwenden, die in der Lage sind, den Inhalt der XML-Datei zu „entschlüsseln“ und den Inhalt der Rechnung anzuzeigen. In beiden Fällen können Sie jedoch die elektronische XML-Rechnung kostenlos und innerhalb von Sekunden in PDF umwandeln.

Wenn Sie ein Programm installieren möchten, damit Sie auch ohne Internetverbindung elektronische Rechnungen öffnen und einsehen können, empfehle ich Ihnen AssoInvoice (Link) und View Invoice (Link): Beide sind recht einfach zu bedienen, so dass Sie die erhaltene Rechnung sehen und überprüfen können, ob alles in Ordnung ist. Alternativ können Sie auch Portale wie InvoicePA verwenden, die von der Revenue Agency verwaltet werden und von hier aus zugänglich sind, so dass Sie die gleichen Ergebnisse wie die Software erzielen können, aber die XML-Rechnung online hochladen können.

Sehen Sie sich die elektronischen Rechnungen an, die von der Website der Finanzbehörde empfangen wurden.

Wenn Sie ein Fachmann oder ein Unternehmen sind, können Sie auch elektronische Rechnungen sehen, die über die Website des Finanzamtes empfangen wurden. Die elektronischen Rechnungen werden auch in der Steuerschublade geliefert, die mit Ihrem individuellen SDI-Code verbunden ist.

Sie müssen sich also nur mit Ihrem persönlichen Profil des Portals der Finanzagentur verbinden (Ihr Steuerberater oder der Buchhalter, der Ihnen bei der Buchhaltung Ihres Unternehmens hilft, kann dies auch tun) und auf den Bereich Zusammenfassungsdaten von Rechnungen zugreifen. Hier können Sie durch die Suche nach der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer die erhaltenen elektronischen Rechnungen einsehen, ausdrucken oder die XML-Datei mit sogenannten PDF-Druckern für Windows oder Mac in PDF umwandeln.

Sehen Sie sich elektronische Rechnungen an, die von Ad-hoc-Plattformen empfangen werden.

Wenn die Anzahl der erhaltenen E-Rechnungen hoch ist, können Sie ein Konto bei einer der vielen Plattformen aktivieren, mit denen Sie E-Rechnungen online verwalten können. Beispiele sind Cloud-Rechnungen (Links) oder das kostenlose digitale Abrechnungsprogramm des Finanzamtes (Links), aber im letzteren Fall benötigen Sie die SPID. In der Regel einfach zu bedienen, ermöglichen sie es Ihnen, alle ausgestellten und erhaltenen elektronischen Rechnungen immer griffbereit zu haben, so dass Sie sie jederzeit einsehen können.