So erstellen Sie eine Besprechung in Microsoft-Teams

MS Teams ist eine komplexe Videokonferenzplattform, die von Microsoft entwickelt wurde, um die Hauptanforderungen von Bildungseinrichtungen und fernverwalteten Arbeitsplätzen zu erfüllen, an denen es nicht immer möglich ist, einen physischen Arbeitsplatz gemeinsam zu nutzen. Das Grundkonzept besteht also darin, ein echtes Surrogat des bestehenden Büros in der realen Welt zu schaffen, um sowohl einen gemeinsamen Video-Chat als auch komplexere Funktionen (Audio-/Video-Sharing, Bildschirm, Dateien usw.) zu ermöglichen. Die meisten der erweiterten Funktionen dieser Software sind nur für Abonnenten spezieller Abonnementpakete verfügbar, die mit den Partnerschaftsplänen von Office 365, einer leistungsstarken Version der berühmten Microsoft Office-Suite, verknüpft sind. Das bedeutet, dass Teams in der Tat nur denjenigen in vollem Umfang zur Verfügung steht, die dieses Abonnement bereits haben oder möglicherweise Teil einer Institution sind, die ein Großabonnement für ihre Mitarbeiter hat (in der Regel Schulen oder Universitäten).

In diesem Leitfaden werde ich Ihnen sagen, wie Sie eine Sitzung zu MS-Teams einrichten und was Sie während einer dieser Sitzungen materiell tun können. Ich möchte jedoch darauf hinweisen, dass ich in keiner Weise an Microsoft „gebunden“ bin und über keine zertifizierte Kompetenz im Umgang mit den Produkten von Microsoft verfüge: meine Ratschläge sind das Ergebnis meiner persönlichen Erfahrung, die von Ihrer abweichen oder partiell sein kann. Wenn Sie Zweifel an der Qualität und der Funktionsweise von Office 365-Produkten haben, wenden Sie sich bitte direkt an Microsoft und folgen Sie den beigefügten Anweisungen.

Stichwortverzeichnis

Wie MS-Teams arbeiten

Aus praktischer Sicht ist Teams viel mehr als eine einfache Videochat-Plattform; wenn wir eine Definition wagen wollen, könnten wir es ein virtuelles Büro nennen, in dem es möglich ist, praktisch alle möglichen Operationen live durchzuführen, und das bezieht sich genau auf den Austausch von Daten.

Die Hauptfunktionen – mit Ausnahme der lehrspezifischen – sind die folgenden:

  • Videochat, auch mit Bildschirmfreigabe (ich werde Ihnen in Kürze mehr darüber erzählen);
  • Text-Chat. Diese Funktion ist praktisch identisch mit den populärsten Messaging-Diensten (FB Messenger, WhatsApp, Skype usw.), mit wenigen bekannten Fehlern im Zusammenhang mit dem Versenden schwerer Fotos. Es ist möglich, den Status der Kommunikation zu kennen (gesendete, empfangene, gelesene Nachricht), sowie die Bilder vor dem Senden spontan zu modifizieren (Beschneiden, Drehen usw.);
  • Schwarzes Brett. Es handelt sich um ein schwarzes Brett, das fast identisch mit dem Facebook-Bekanntmachungsbrett ist, an dem Sie Texte, Dokumente und Bilder posten und Interessierte markieren können;
  • Dateifreigabe. Dies ist ein Cloud Space, in dem die zum Team zugelassenen Personen Dateien hoch- und herunterladen, Ordner erstellen usw. können.

Wen kann ich über die Teams kontaktieren?

Über die Teams ist es möglich, nur die für den Dienst registrierten Benutzer vollständig zu kontaktieren, wie ich Ihnen in Kürze mitteilen werde. Es gibt jedoch Ausnahmen, die hauptsächlich mit dem Besitz bestimmter Konten zusammenhängen.

Tatsächlich ist es möglich, an einer von einem Mitglied als Gast gestarteten Online-Sitzung teilzunehmen, indem man einfach dem Link der Sitzung folgt, sofern diese durch ein spezielles Konto mit den entsprechenden Berechtigungen erstellt wurde.

Software- und Hardware-Voraussetzungen

Vom Standpunkt der Softwarevoraussetzungen aus betrachtet, benötigen Sie für den Einsatz von Teams auf sehr einfachen Ebenen lediglich einen aktualisierten Webbrowser, während Sie für die Verwaltung aller Funktionen die offizielle Multi-Plattform-Anwendung benötigen, die von Microsoft entwickelt und vertrieben wird. Gegenwärtig funktioniert diese App sowohl auf PC als auch auf iOS und Android sehr gut, aber es gibt einige kuriose Einschränkungen: zum Beispiel stellen die mobilen Versionen aus unverständlichen Gründen die Dateifreigabe nicht zur Verfügung, in dem Sinne, dass die entsprechende Registerkarte leer ist.

Aus der Sicht der Hardware ist es stattdessen fast unerlässlich, eine Webcam und ein Mikrofon zu haben: Ich sagte „fast“ nur deshalb, weil es in der Tat voll und ganz möglich ist, an den Sitzungen teilzunehmen, auch als bloße Zuschauer, ohne einen Audio- oder Videostream zu teilen, aber natürlich wird die Erfahrung bei der Nutzung des gesamten Dienstes ganz anders sein, beschränkt auf eine Art Text-Chat mit Audio-/Video-Inhalten, die nur von den anderen Teilnehmern bereitgestellt werden. Lesen Sie auch, wie Sie die Webcam am PC aktivieren, um weitere Informationen über Audio-/Video-Streaming in Echtzeit zu erhalten.

In Bezug auf den Verbrauch von Hardwareressourcen auf dem PC sollten Sie stattdessen bedenken, dass Teams kein besonders leichtes Programm ist, ganz im Gegenteil: Aus empirischer Erfahrung (d.h. auf der Grundlage dessen, was ich persönlich mit der Anwendung überprüfen konnte) scheint Teams auf einem aktualisierten Windows 10-System viel flüchtigen Speicher zu verbrauchen (sogar im Hintergrund); dieser beträchtliche RAM-Verbrauch ist vom Start der Anwendung an offensichtlich, unabhängig von der Auslastung der Sitzungen, und Sie müssen ihn natürlich berücksichtigen, wenn Ihr PC nicht besonders schnell ist.

Wie ich Ihnen jedoch bereits gesagt habe, können sich Ihre Erfahrungen in dieser Hinsicht aufgrund der unterschiedlichen Konfigurationen erheblich von meinen Erfahrungen unterscheiden.

Wie man eine Besprechung über Teams plant

Lassen Sie uns nun konkret sehen, wie man das System der MS-Teambesprechungen nutzen kann. Für die Erstellung und Verwaltung von Sitzungen empfehle ich Ihnen die Desktop-App (die unter dieser Adresse auf der Microsoft-Website zu finden ist) oder die Web-Plattform, die über einen Browser von dieser Seite der Microsoft-Website aus zugänglich ist.

Wie ich Ihnen bereits gesagt habe, haben die mobilen Versionen aus der Sicht des Organisators in der Tat erhebliche Einschränkungen, auch praktischer Natur; für die Teilnehmer ist ihre Verwendung stattdessen völlig gleichgültig.

Anfangskonfiguration der Teams

Ich habe oben bereits erwähnt, dass Sie in einem Office 365-Programm eingeschrieben sein müssen, das für die Verwendung von Teams geeignet ist, aber das reicht nicht aus: Sie müssen auch von der Person, die in der Struktur, zu der Sie gehören, die Lizenzen verwaltet, zur Durchführung bestimmter Operationen autorisiert worden sein.

Dies bedeutet in der Regel, dass es in Ihrer Organisation (Schule, Büro, Firma usw.) einen Techniker gibt, der über ein IT-Administrator-Konto (auch Systemadministrator genannt) verfügt, der in der Lage ist, einige interne Funktionen der von der Organisation gekauften Konten zu aktivieren oder zu sperren, und der der einzige ist, der Ihnen – falls es die Lizenz erfordert – Zugriff auf einige komplexe Funktionen geben kann, wie z. B. die Erstellung von Meetings mit Einladungslinks, die für die Einladung externer Personen ohne Team-Konto unerlässlich sind.

Beginn einer Besprechung über Teams

Um eine Teamsitzung zu beginnen, haben Sie zwei Möglichkeiten: Entweder Sie planen sie, wie ich Ihnen in Kürze mitteilen werde, oder Sie beginnen sie sofort. In beiden Fällen brauchen Sie nur über die Befehle auf der linken Seite des App- oder Browser-Fensters auf die Registerkarte „Kalender“ zuzugreifen, wo Sie oben die entsprechenden Schaltflächen finden, wie im Beispielbildschirm gezeigt.

Sobald Sie auf die Schaltfläche Sofortige Besprechung drücken (aber dies ist nur ein Beispiel, denn es ist genau derselbe Bildschirm, den Sie bei der Planung einer Besprechung sehen würden), erscheint ein Fenster, in dem Sie einige grundlegende Optionen einstellen können, einschließlich des Titels der Besprechung.

Die Audio-/Video-Einstellungen für die Besprechung betreffen nur Ihr Konto: Wenn Sie eine Besprechung starten, gibt es natürlich immer eine gewisse Zeit, innerhalb derer die Teilnehmer in der Lage sein müssen, eine Verbindung herzustellen, und Sie möchten wahrscheinlich nicht, dass Audio und Video verbunden bleiben, während Sie Ihren Arbeitsbereich neu anordnen, daher schlage ich vor, dass Sie sie deaktivieren, bevor Sie auf die Schaltfläche Jetzt teilnehmen klicken, wodurch die Besprechung gestartet wird. Sie können sie dann bei Bedarf ein- und wieder ausschalten.

Hinzufügen von Teilnehmern zur Teamsitzung

Nun, da wir mit dem Treffen begonnen haben, müssen wir auch Teilnehmer hinzufügen. Drücken Sie dazu einfach den kleinen Knopf am unteren Rand des Fensters, wo Sie zwei kleine Männer sehen, die sich überlappen. Es öffnet sich ein einfaches Register, von dem aus Sie nach registrierten Teammitgliedern suchen können, um sie zur Besprechung einzuladen.

Über dieselbe Schaltfläche und dann dank der Liste der Teilnehmer, zu der Sie Zugang erhalten, können Sie natürlich mit diesen Kontakten interagieren, sie blockieren, private Nachrichten senden usw., und zwar auf eine Art und Weise, die praktisch identisch mit Skype und anderen Plattformen ist.

Optionen zur Planung der Besprechung in Teams

Wenn Sie die „Art“ der Planung wählen, können Sie durch Drücken der Schaltfläche „Neues Treffen“ im Kalenderregister – wie ich Ihnen oben gezeigt habe – im Voraus das Datum und die Uhrzeit des Treffens festlegen sowie die Namen der Teilnehmer auswählen, die eine Erinnerung erhalten, wenn das Treffen beginnt.

Mit einem Konto, das über erweiterte Funktionen verfügt, können Sie, wie ich Ihnen bereits gesagt habe, auch Personen aus anderen Teams einladen, indem Sie einfach einen Link zu der Besprechung freigeben, der von demselben Programm bereitgestellt wird.

Wie man die Besprechung in Teams leitet

Während der Teambesprechung können Sie:

  • Dateien über Chat austauschen;
  • Nachrichten senden und empfangen, privat und in der Gruppe;
  • Geben Sie den Bildschirm, ein virtuelles Whiteboard oder einzelne Fenster auf Ihrem PC über die Schaltfläche „Freigabe“ frei.

Bitte beachten Sie, dass die Funktion der gemeinsamen Bildschirmnutzung für alle mit der Besprechung verbundenen Benutzer verfügbar ist, es sei denn, Sie deaktivieren sie über das Verwaltungsfenster. Sie können auch PC-Audio freigeben, aber diese Option funktioniert nicht immer richtig. Tatsächlich kommt es manchmal vor, dass die Stimme nicht perfekt mit dem Video-Streaming synchronisiert ist, was auch auf eine mittelmäßige hochgeladene Internetverbindung und einen langsamen Computer zurückzuführen ist.

So schließen Sie die Teambesprechung ab

Um die Teambesprechung zu beenden und den virtuellen Raum zu schließen, drücken Sie einfach den roten Knopf mit dem Telefonhörer (unten rechts).

Alternativ können Sie auch das Programmfenster schließen, was ich aber nicht empfehle, da Sie ohne Ihr Wissen versehentlich die Audio-/Videokanäle offen lassen könnten und für andere angeschlossene Benutzer hörbar und sichtbar bleiben könnten.


Lorenzo Renzetti ist ein Experte für die Verbreitung von Computern, spezialisiert auf Instant Messaging und soziale Netzwerkdienste. Er hat mit mehreren erfolgreichen italienischen Zeitungen zusammengearbeitet und an der Veröffentlichung von Technologieführern mitgewirkt. Er gibt seine Ratschläge in seinem Blog WordSmart.it weiter, in dem er Benutzern hilft, IT-bezogene Probleme zu lösen.