Benötigen Sie ein intuitives Tool für die Zusammenarbeit, mit dem Sie Ihre Dokumente speichern und schützen können? Oder nutzen Sie bereits die Standardversion von Dropbox und möchten wissen, ob die Business-Version für Sie geeignet ist? Dropbox Business gibt Ihnen alle Werkzeuge an die Hand, die Sie brauchen, um effizient und sicher zu arbeiten – auch aus der Ferne. Sie können große Dateien speichern und gemeinsam nutzen, an verschiedenen Projekten zusammenarbeiten und sie in Echtzeit bearbeiten.

In diesem Leitfaden erkläre ich Ihnen alles, was Sie über Dropbox Business wissen müssen. Sie erfahren, wie es funktioniert, welche Pläne es gibt, wie hoch die Kosten sind, was die Unterschiede zu Dropbox Basic sind und wie Sie den Übergang zur Business-Version bewältigen.

Wie Dropbox Business funktioniert

Dropbox Business hat viele ähnliche Funktionen wie die Basisversion, über die ich in meinem Leitfaden zur Funktionsweise von Dropbox gesprochen habe. Neben diesen kostenlosen Grundfunktionen gibt es weitere Funktionen für das Team- und Projektmanagement, die ich Ihnen in diesem Abschnitt vorstellen werde.

Die Dropbox Business Cloud

Mit der Dropbox Business-Cloud können Sie Ihre Dateien und Ordner speichern, darauf zugreifen und sie mit anderen teilen – egal wo Sie sind und auf welchem Gerät. Wenn Sie eine Datei oder einen Ordner aus der Cloud hinzufügen, freigeben, bearbeiten oder löschen, werden sie auf dropbox.com und auf jedem mit Ihrem Konto verbundenen Gerät aktualisiert. Diese Version bietet auch Produkte zur gemeinsamen Nutzung, elektronische Signaturen, Dokumentenverfolgung und Backups.

Zugang zu Ihrem Konto

Mit Dropbox Business können Sie auf Ihr Konto über die Desktop-Anwendung, auf Dropbox.com oder über die App zugreifen, die Sie kostenlos herunterladen und auf Ihren iOS- und Android-Geräten installieren können.

Bei der Registrierung können Sie sich für ein Geschäftskonto anmelden. Wenn Sie bereits ein Basiskonto haben und es zu einem Geschäftskonto aufwerten möchten, erkläre ich Ihnen im Folgenden den Vorgang.

Dropbox Business auf dem Desktop

Die Desktop-Version von Dropbox Business bietet die Möglichkeit, einen organisierten Raum zu schaffen, in dem Sie einzeln oder im Team arbeiten und Ihre Projekte synchronisieren können. In dieser Version haben Sie Zugriff auf einen großen Speicherplatz mit Funktionen wie Beschreibungen, Aufgabenlisten, Kommentaren, Pins, Freigabetools und der Möglichkeit, jeden Ordner in einen gemeinsamen Arbeitsbereich zu verwandeln.

Darüber hinaus können Sie Inhalte direkt in der Cloud erstellen, die Sie in Echtzeit mit anderen Mitgliedern Ihres Teams teilen und bearbeiten können. Sie können die an Ihren Dokumenten durchgeführten Aktivitäten einsehen und Dateibenachrichtigungen erhalten.

Dropbox Business in der App

Wenn Sie auch unterwegs mit Ihrem Team in Verbindung bleiben müssen, können Sie auch auf Dropbox Business zugreifen, indem Sie die App auf iOS oder Android herunterladen. Mit der App können Sie von jedem Gerät, das mit Ihrem Konto verbunden ist, auf Ihre Dateien zugreifen.

In der App können Sie die Kommentare Ihrer Kollegen zu Tabellenkalkulationen einsehen, Dokumente mit der Kamera Ihres Geräts scannen und Dateien für denOffline-Zugriff bereitstellen.

Alle Funktionen von Dropbox Business vs. Dropbox Standard

Was sind die Unterschiede zwischen Dropbox Business und Dropbox Standard? Schauen wir sie uns gemeinsam an:

  • Dropbox Business wurde für Unternehmen entwickelt und verfügt daher übermehr Funktionen als die Basisversion. So können Sie beispielsweise festlegen, welche Benutzer bestimmte Dokumente und Dateien einsehen können. Im Allgemeinen haben Sie damit mehr Kontrolle über den Benutzerzugriff und die Freigabe. Geschäftsdokumente werden getrennt von persönlichen Dokumenten aufbewahrt und können nach Belieben organisiert und geschützt werden. Sie können eine zweistufige Überprüfung einrichten und die Aktivitäten und Änderungen an Dokumenten verfolgen. Ihr Konto kann zur besseren Organisation der Arbeit mit anderen Apps und Plattformen wie Slack, Zoom und Google Docs verbunden werden;
  • Dropbox Business bietet Tools zur Erleichterung der Zusammenarbeit zwischen Nutzern, die über Dropbox Paper Zugriff auf das Konto haben. Dies ist eine Art digitales Whiteboard, in das Dokumente, Texte, Videos und Bilder eingefügt werden können. Dieser Dienst eignet sich auch hervorragend für den Austausch von Brainstormings, Notizen und Memos in Gruppen. Außerdem bietet es eine Chat-Funktion, die die Kommunikation zwischen Kollegen und Nutzern vereinfacht;
  • Dropbox Business ist ein Tool, das die Produktivität von Teams, die an verschiedenen Orten arbeiten, verbessert, indem es die Online-Zusammenarbeit am selben Dokument zur selben Zeit ermöglicht. Sie können Dateien auch sperren, wenn Sie nicht wollen, dass andere Benutzer sie bearbeiten. Ihre Kollegen können weiterhin Dateien anzeigen, kommentieren und mit anderen teilen. Darüber hinaus beinhaltet diese Version maschinelles Lernen, das bei der automatischen Erkennung von Bildtext im Falle von gescannten und in das Profil hochgeladenen Dokumenten und Formularen nützlich ist;
  • Im Vergleich zur Standardversion bietet Dropbox Business mehr unternehmensweite Sicherheits- und Datenschutzkontrollen. Dazu gehören die Meldung von Mitgliederdaten, die Einschränkung von Verzeichnissen und die Umwandlung von Einzelkonten sowie die Einbeziehung mehrerer Schutzschichten. Außerdem bietet es Verschlüsselung, sichere Datenübertragung, Netzwerkkonfiguration und Kontrolle auf Anwendungsebene. Einige Dateien können mit Passwörtern geschützt werden;
  • Dropbox Business ermöglicht es Administratoren, verlorene Dokumente im Falle von Massenlöschungen, versehentlichen Löschungen und Virenangriffen wiederherzustellen. Mit dieser Funktion können Sie Teamdokumente für etwa 180 Tage wiederherstellen.

Lohnt sich Dropbox Business? Alle Pläne und Kosten

Die Funktionen von Dropbox Business könnten Ihre Arbeit und die Ihrer Mitarbeiter erleichtern, aber Sie wissen nicht, ob es sich lohnt? Es gibt verschiedene Pläne und Kosten, die sich in Bezug auf Tools, Anzahl der Nutzer und Speicherplatz unterscheiden.

Pläne für Einzelbenutzer

  • Professional: Diese Version ist für Freiberufler gedacht. Es bietet 3000 GB sicheren Speicherplatz mit erstklassigen Produktivitätsfunktionen und garantiert eine einfache und sichere Dateifreigabe. Mit Dropbox Transfer können Sie Dateien mit bis zu 100 GB übertragen. Die Ordner sind auch offline auf mobilen Geräten verfügbar und Sie können geänderte oder gelöschte Dropbox-Dateien innerhalb von 180 Tagen wiederherstellen. Sie können über einen E-Mail-Chat auf denvorrangigen Support zugreifen. Die Kosten betragen 16,58 € pro Monat.
  • Professional + eSign: Diese Version enthält alle Funktionen der Professional-Version mit der Möglichkeit, Dokumente zu signieren, ohne Dropbox jemals zu verlassen. Sie können auch 5 Vorlagen für häufiger signierte Dokumente einstellen. Die Kosten betragen 25,99 € pro Monat.

Pläne des Teams

  • Standard: Diese Version ist für wachsende Teams geeignet. Sie können mehr als drei Benutzer und einen gemeinsamen Speicherplatz von 5000 GB haben. Mit dieser Version können Sie Dateien wiederherstellen und sie bis zu 180 Tage lang abrufen. Mit Dropbox Transfer können Sie große Dateien bis zu 2 GB übertragen und erhalten Inhaltsprüfungen und Berichte. Darüber hinaus enthält es Dropbox Backup, das die automatische Sicherung von Computern und externen Laufwerken ermöglicht, die mit der Cloud verbunden sind. Der Zugriff auf alle Geräte ist passwortgeschützt, und Sie können sich per E-Mail, Chat und Telefon an denvorrangigen Support wenden. Die Kosten betragen 12 € pro Nutzer und Monat;
  • Standard + DocSend: Dieser Tarif umfasst alle Leistungen von Standard, jedoch mit einigen zusätzlichen Tools. Sie können Dokumentenanalysen in Echtzeit erhalten, mehrere Dokumente mit einem einzigen Link versenden, freigegebene Dateien mit einem Passcode schützen und Kosten sparen.
  • Unternehmen: Wenn Sie individuelle Lösungen und maßgeschneiderten Support benötigen, um Ihr Team zu unterstützen, können Sie beim Dropbox-Vertriebsteam ein Angebot anfordern.

Wie man den Übergang von Basic zu Business bewältigt

Sie haben bereits ein einfaches Dropbox-Konto, möchten aber auf ein Business-Konto umsteigen? Sie können Ihr persönliches Konto mit Ihrem Geschäftskonto verknüpfen und von denselben Geräten aus auf alle Ihre Dateien zugreifen. Die Konten bleiben unabhängig voneinander, so dass Sie Ihre privaten und geschäftlichen Inhalte voneinander trennen können. Hier ist das Verfahren für den Wechsel von Basic zu Business:

  1. Melden Sie sich bei Ihrem Dropbox-Profil an und klicken Sie auf Ihr Profilbild oder Ihre Initialen in der oberen rechten Ecke;
  2. Wählen Sie Einstellungen > Allgemein;
  3. Gehen Sie zu„Ihr Teamkonto verknüpfen“ oder„Ihr persönliches Konto verknüpfen“ und wählen Sie„Konto verknüpfen„.

So wählen Sie den Dropbox-Teamadministrator

In Ihrem Dropbox Business-Profil können Sie einen oder mehrere Administratoren auswählen, die die Sicherheits-, Integrations- und Freigabeeinstellungen für Ihr Team verwalten. Hier erfahren Sie, wie Sie den Dropbox-Teamadministrator auswählen:

  1. Melden Sie sich in Ihrem Profil an, wählen Sie Ihr Profilbild aus und klicken Sie auf„Teams und Gruppen anzeigen„;
  2. Gehen Sie auf die Registerkarte„Mitglieder„;
  3. Sie sehen nun eine Liste mit den Namen und dem Status aller Teammitglieder. Wählen Sie aus, wer Ihrer Meinung nach am besten für die Rolle geeignet ist, und setzen Sie ihn als Administrator ein.

Schlussfolgerungen

Dropbox Business ist ein großartiges Tool, das für verschiedene Arten von Arbeit geeignet ist, egal ob Freiberufler oder Unternehmen mit vielen Mitarbeitern. Es gibt mehrere Anpassungsoptionen, mit denen Sie die Version wählen können, die am besten zu den Bedürfnissen und Zielen Ihrer Gruppe passt.