Die Organisation der Arbeit ist eine echte Herausforderung, insbesondere wenn man große Gruppen leiten oder ein Team organisieren muss, das aus der Ferne arbeitet. Aber auch für Menschen mit einem hektischen und arbeitsreichen Leben kann es schwierig sein, all ihre Verpflichtungen zu erfüllen. Um zusätzlichen Stress in ihrem Arbeits- und Privatleben zu vermeiden, nehmen viele Menschen Dienstleistungen in Anspruch, die ihnen helfen, ihre Arbeit zu vereinfachen und zu organisieren. Eines davon ist Trello, ein Tool, mit dem Sie Ihre Arbeitsabläufe mithilfe von Pinnwänden, Listen und Registerkarten visuell verwalten können, die sich an Ihre persönlichen Bedürfnisse oder die Ihrer Gruppe anpassen lassen.

Weltweit gibt es mehr als zwei Millionen Gruppen, die Trello zur Optimierung der Produktivität nutzen. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Trello funktioniert, was es kostet, welche Einschränkungen und Vorteile dieses Organisationstool hat.

Index

Was ist Trello

Wie ich in der Einleitung dieses Leitfadens kurz erwähnt habe, ist Trello eine App, mit der Sie Ihre Arbeit, sei es persönliche oder Gruppenarbeit, so organisieren können, dass die Produktivität gesteigert und der Stress bei der Verwaltung größerer oder kleinerer Projekte verringert wird.

Trello basiert auf dem „Kanban“-Modell (japanisch für „Wegweiser“ oder „visuelles Signal“), einem System, das derjapanische Ingenieur Taiichi Ohno in den 1980er Jahren bei Toyota zur Verwaltung von Produktionsprozessen einführte. In der Praxis verwendet dieses System „farbige physische Karten“, um Listen zu erstellen, und Karten, um die Arbeit zu organisieren, um einen kohärenten Fluss aufrechtzuerhalten. Nach diesem Modell entspricht jede Liste einer Phase des Arbeitsablaufs. Die verschiedenen Aufgaben bewegen sich von links nach rechts, wenn sie erledigt sind.

In ähnlicher Weise ist Trello eine Art Whiteboard, auf dem Listen und Aufgaben erstellt werden können, um die verschiedenen Schritte eines Projekts sichtbar zu machen. Die Anwendung ist sowohl im Desktop-Modus als auch als App für Smartphones und Tablets kostenlos erhältlich.

Wie man ein Projekt auf Trello erstellt

Sind Sie bereit herauszufinden, wie Sie Ihre ersten Schritte unternehmen und ein Projekt auf Trello erstellen können? Zunächst einmal sollten Sie wissen, dass es drei Schlüsselelemente gibt, die Sie für ein optimales Projektmanagement kennen müssen:

  1. DieTafeln oder Pinnwände sind die Tafeln, die die verschiedenen Projekte darstellen. Diese können privat bleiben oder mit anderen Mitgliedern Ihrer Gruppe geteilt werden. Sie können so viele Boards erstellen, wie Sie möchten, und sie mit verschiedenen Personen und Teams teilen. Sie können Benutzer, die bereits bei Trello angemeldet sind, zu Ihren Boards hinzufügen. Innerhalb der Nachrichtentafeln können Sie endlose Listen hinzufügen, in denen Sie endlose Tafeln platzieren können.
  2. Listenoder Listen sind Listen, die Sie Ihren Boards hinzufügen können, in denen Sie Karten zu bestimmten Aufgaben ablegen können. Listen können die Makroschritte eines Projekts oder die an diesem Projekt beteiligten Personen betreffen.
  3. Karten oder Karteikarten sind die Grundeinheit der Pinnwände und stellen einzelne Ideen oder Aufgaben dar. Darin können Sie die Aufgabe beschreiben und mit anderen Benutzern kommentieren oder sie einem Mitglied Ihrer Gruppe zuweisen.

Wie man Trello verwendet

In diesem Abschnitt werden wir uns eingehend mit derVerwendung von Trello befassen, um die wichtigsten Tools dieses Produkts kennenzulernen, damit Sie es erfolgreich für die Organisation Ihrer Projekte einsetzen können.

Dieser Dienst unterscheidet sich von anderen durch seine Leichtigkeit und Einfachheit, aber wie in allen Dingen müssen Sie zunächst ein wenig üben.

Wie man eine Pinnwand auf Trello erstellt

Nachdem Sie die drei Schlüsselelemente von Trello kennengelernt haben, erfahren Sie im Folgenden , wie Sie ein Projekt in Trello erstellen:

  1. Sobald Sie das Programm gestartet haben, klicken Sie auf„Neue Pinnwand erstellen“ und geben Ihrem neuen Projekt einen Titel. Sie können ihn individuell gestalten, indem Sie verschiedene Farben und Muster wählen, um die verschiedenen Projekte, an denen Sie arbeiten, zu unterscheiden;
  2. Nachdem Sie diesen Teil abgeschlossen haben, wird Ihre neue Pinnwand auf der Hauptseite von Trello erscheinen.

Wie man ein Schwarzes Brett mit einer Gruppe verbindet

Nachrichtenbretter oder -tafeln können privat oder verlinkt sein und mit verschiedenen Gruppen und Personen geteilt werden:

  1. Um die Zusammenarbeit mit anderen Nutzern und Gruppen zu ermöglichen, müssen Sie auf die Schaltfläche„Teilen“ am oberen Rand des Forums auf der linken Seite klicken;
  2. Von hier aus können Sie so viele Mitglieder hinzufügen, wie Sie möchten, indem Sie deren E-Mail-Adresse oder Benutzernamen auf der Trello-Plattform eingeben;
  3. Alternativ können Sie auch direkt einen Link erstellen, den Sie an die Mitglieder Ihrer Gruppe senden können. Nachdem Sie alle Namen eingegeben haben, klicken Sie einfach auf„Einladung senden„.

Wie man eine Liste erstellt

Nachdem Sie Ihre Pinnwand erstellt und mit Ihrer Gruppe geteilt haben, ist es an der Zeit, Listen hinzuzufügen, die Ihnen helfen, Ihren Arbeitsablauf zu organisieren. Sie können verschiedene Kategorien von Listen erstellen, z. B. „Zu erledigen“, „In Arbeit“ und „Erledigt“, oder Listen für jedes Mitglied Ihres Teams erstellen, um bestimmte Aufgaben zuzuweisen.

Hier erfahren Sie , wie Sie eine Liste auf Trello erstellen:

  1. Klicken Sie auf die Pinnwand, auf der Sie die Liste platzieren möchten;
  2. Klicken Sie unter dem Namen der Pinnwand auf„Liste hinzufügen„;
  3. Vergeben Sie nun einen Namen für Ihre Liste und fahren Sie fort, indem Sie„Liste hinzufügen“ wählen;
  4. Am unteren Ende Ihrer Liste finden Sie die Schaltfläche zum Hinzufügen von Karten oder Karteikarten zu Ihrer Liste.

Wie man Karten erstellt

Ihr Projekt nimmt mit dem Vorstand und den Listen Gestalt an. Es fehlen nur noch die Karten, die Sie auf diese Weise hinzufügen können:

  1. Wählen Sie eine Liste aus und klicken Sie unten auf die Schaltfläche„Karte hinzufügen„;
  2. Geben Sie einen Titel für die neue Tafelein und bestätigen Sie. Sie sind fertig.

Sobald Sie eine Registerkarte erstellt haben , können Sie eine Beschreibung oder Kommentare hinzufügen, die alle Teilnehmer an diesem Projekt sehen können. Dazu müssen Sie erneut auf die Registerkarte klicken. Sie können die Registerkarten weiter anpassen, indem Sie Anhänge, Etiketten, Fälligkeitsdaten usw. hinzufügen.

Registerkarten können durch einfaches Ziehen und Ablegen von einer Liste in eine andere verschoben werden. So kann beispielsweise eine Aufgabe in der Liste „Zu erledigen“ nach „In Bearbeitung“ verschoben werden, wenn die Aufgabe übernommen wird.

Wie man eine Pinnwand löscht

Haben Sie versehentlich eine Pinnwand erstellt oder wurde ein Projekt beendet? In diesem Abschnitt zeige ich Ihnen , wie Sie eine Pinnwand in Trello löschen können. Bevor ich Ihnen erkläre, wie Sie dies tun, sollten Sie wissen, dass Sie ein Board nicht vollständig löschen können, sondern nur schließen können. Führen Sie dazu die folgenden Schritte aus:

  1. Öffnen Sie die Pinnwand, an der Sie interessiert sind;
  2. Wählen Sie das Symbol neben dem Namen und klicken Sie auf„Brett schließen„.

Auf diese Weise wird das Board nicht vollständig gelöscht, sondern im Menü der geschlossenen Boards gespeichert. Um darauf zuzugreifen, klicken Sie in der oberen Ecke auf„Registerkarten“ und wählen Sie„Geschlossene Registerkarten anzeigen„.

Etiketten und Einschalten

Ein weiteres Merkmal, das Trello zu einer ausgezeichneten Ressource für das Projektmanagement macht, ist die Freiheit, Ihr Board zu organisieren und alle seine Elemente nach Belieben mit Hilfe von Tools wie Etiketten und Power-Ups (Zusatzfunktionen) anzupassen.

Mit Hilfe von Beschriftungen können Sie den verschiedenen Tafeln unterschiedliche Prioritätsstufen zuweisen, so dass Sie einigen Aufgaben Vorrang vor anderen einräumen können. Darüber hinaus können die Nutzer nach Registerkarten suchen, indem sie diese nach Farben filtern. Wenn einer Ihrer Mitarbeiter oder Sie selbst farbenblind sind, können Sie mit Tello ein Kennzeichnungssystem für Farbenblinde aktivieren.

Neben der Beschriftung gibt es auch zusätzliche Funktionen, sogenannte Power Ups, die Sie für jede Karte aktivieren können:

  • Kalender: Mit dieser Funktion können Sie alle Tafeln anzeigen, denen Sie ein Verfallsdatum zugewiesen haben;
  • Abstimmen: Mit dieser Funktion stimmen die Kontinente deiner Gruppe über eine Karte ab. Es ist ein großartiges Werkzeug, zum Beispiel innerhalb eines Redaktionsteams, um die besten Ideen für zukünftige Beiträge oder Artikel zu ermitteln;
  • Kartenalterung: Wenn eine Karte, und damit eine Aufgabe, lange Zeit aktiv bleibt, dann nimmt sie mit dieser Funktion das Aussehen eines alten Fotos an.

Trello Kosten: Preise und Einschränkungen

Trello ist ein Dienst, den Sie sowohl auf dem Desktop als auch auf Smartphones und Tablets kostenlos herunterladen können. Lassen Sie uns gemeinsam herausfinden, was Trello in Bezug auf Preise und Einschränkungen kostet:

  • Kostenlose Version: Mit der kostenlosen Version der App können Sie eine unbegrenzte Anzahl von Pinnwänden erstellen, Sie haben unbegrenzte Power-Ups und Archivierungsmöglichkeiten, bis zu zehn Pinnwände pro Arbeitsbereich, individuelle Hintergründe und Aufkleber und Sie können Verfallsdaten zuweisen;
  • DieStandardversion kostet $5 pro Benutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung oder $6 bei monatlicher Abrechnung; diese Version eignet sich für kleine Gruppen, die ihre Zusammenarbeit erweitern möchten. Die Standardversion enthält alle Funktionen der kostenlosen Version mit der Möglichkeit einer unbegrenzten Anzahl von Pinnwänden, erweiterten Checklisten, benutzerdefinierten Feldern, unbegrenztem Speicherplatz, 1000 Arbeitsbereich-Befehlsausführungen pro Monat, einem Pinnwand-Gast und gespeicherten Suchen.
  • DiePremium-Version kostet 10 $ pro Benutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung oder 12,50 $ bei monatlicher Abrechnung. Diese Version ist ideal für größere Arbeitsgruppen mit bis zu hundert Personen, die mehrere Projekte auf unterschiedliche Weise überwachen müssen.
  • DieEnterprise-Version kostet $17,50 pro Benutzer für Gruppen mit bis zu 25 Mitgliedern. Diese Version eignet sich für große Unternehmen, die die Arbeit in verschiedenen Gruppen aufeinander abstimmen und die Überwachung verbessern wollen.

Sie können alle Informationen über die Kosten und Preispläne von Trello auf der offiziellen Website finden.

Vorteile von Trello

Wenn Sie immer noch nicht davon überzeugt sind, dass Trello das richtige Arbeitsorganisationswerkzeug für Sie und Ihre Mitarbeiter ist, finden Sie hier einige Vorteile, die sich aus der Verwendung von Trello ergeben:

  • Es ist sehr einfach und intuitiv zu bedienen. Sie müssen nicht viel Zeit aufwenden, um Ihre Angestellten, Mitarbeiter und Freiberufler in die Nutzung des Systems einzuweisen;
  • Sie müssen sich nicht mehr mit Post-its, Notizen oder endlosen E-Mails herumschlagen: Alles ist online organisiert. Sie können von jedem Ort der Welt aus auf das Projekt zugreifen und es jederzeit nach Ihren Wünschen bearbeiten;
  • Was die Arbeitsorganisation anbelangt, so können Sie mit Trello Aufgaben zuweisen, Aktivitäten besprechen, Checklisten erstellen und Dokumente ordnen;
  • Dank des sofortigen Benachrichtigungssystems verpassen alle Gruppenmitglieder keine Aktualisierung mehr;
  • Trello ist ideal für Gruppen, die mit Terminen arbeiten. Sie können Registerkarten mit Fälligkeitsdaten hinzufügen , die gelb werden, wenn die Lieferung näher rückt;
  • Trello funktioniert auf verschiedenen Plattformen: Desktop, Tablet und Telefon. Das Tool passt sich an jeden Bildschirm an;
  • Die Preisstruktur ist weniger komplex als bei anderen Wettbewerbern.